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Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Les guides électroniques de la SMQ

Numéro d'accession (Identification)

Champ obligatoireChamp rattaché aux collections d'ethnologie et d'histoireChamp rattaché aux collections de beaux-arts et d'arts décoratifsChamp rattaché aux collections de sciences et de technologiesChamp rattaché aux collections d'archéologie (données sur l'objet et données sur le site)Champ rattaché aux collections de sciences naturellesChamp de la base de données Info-Muse de la Société des musées du Québec

Définition :

  • Ce champ contient l'identificateur ou le numéro de référence principal attribué à l'objet. Ce numéro doit appartenir à un seul objet.

Observations :

  1. Si votre institution utilise déjà un système d'attribution de numéros d'accession convenant à ses besoins, il est préférable de le conserver plutôt que de renuméroter l'ensemble des collections. Cependant, si vous devez adopter un nouveau système de numéros d'accession, utilisez une cote composée de groupes de chiffres séparés les uns des autres par des points. Indiquez 1) l'année; 2) s'il y a lieu, le numéro du lot1; 3) le numéro de l'unité2 et 4) s'il y a lieu, les parties composantes3.
  2. Le numéro d'accession peut comprendre de deux à quatre types de renseignements.
    1. Il doit comprendre au moins deux types de renseignements :
      1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution et 2) le numéro de l'unité. Cette formule vaut lorsqu'un objet ne possède aucune partie composante et ne fait pas partie d'un lot.

      année . unité
      1957.
      26
      Exemple

      Une huile sur toile est le vingt-sixième objet acquis en 1957.

      Numéro d'accession1957.26
       Nom de l'objetpeinture
       Nombre d'objets1
       Médium huile
       Supporttoile
    2. Il peut aussi comprendre trois types de renseignements :
      1) l'année d'acquisition par votre institution, 2) le numéro d'unité et 3) le nombre de parties composantes. Cette formule vaut lorsque l'objet ne fait pas partie d'un lot.

      année . unité . parties composantes
      1987. 176.
      1-2

      Remarquez que la troisième information du numéro d'accession est alors inscrite sous la forme « 1-x », la première valeur étant toujours 1, suivi d'un tiret, et la seconde correspondant au total des parties composantes.
      Exemple

      Un sabre et son fourreau forment le cent soixante-seizième objet acquis en 1987.

      Numéro d'accession1987.176.1-2
       Nom de l'objetsabre
       Nombre d'objets1
       Noms des parties composantes sabre; fourreau
       Nombre de parties composantes2
      L'inscription physique du numéro d'accession sur chaque partie composante sera 1987.176.1 pour le sabre, et 1987.176.2 pour le fourreau.
    3. Lorsqu'il s'agit d'un objet sans parties composantes mais appartenant à un lot, le numéro d'accession comporte trois renseignements indiquant 1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution, 2) le numéro du lot et 3) le numéro d'unité.

      année . lot . unité
      1991. 32.
      20
      Exemple

      La trente-deuxième acquisition de l'année 1991 est un lot composé de cinquante-huit objets. Le vingtième enregistrement de ce lot est une poussette.

      Numéro d'accession1991.32.20
       Nom de l'objetpoussette
       Nombre d'objets1
       Objets associéslot : 1991.32.1 à 1991.32.58
    4. Lorsqu'il s'agit d'un objet qui appartient à un lot et qui a des parties composantes, le numéro d'accession comprend quatre types de renseignements, soit le maximum de renseignements permis. Inscrivez dans ce cas 1) l'année où l'objet a été acquis par votre institution; 2) le numéro du lot dont il fait partie; 3) le numéro d'unité et 4) le nombre de parties composantes.

      année . lot . unité . parties composantes
      1991.
      9.
      3.
      1-2
      Exemple

      Une cafetière et son couvercle sont le troisième enregistrement du neuvième lot acquis en 1991. Le lot comprend en tout vingt-quatre objets.

      Numéro d'accession1991.9.3.1-2
       Nom de l'objetcafetière
       Nombre d'objets1
       Noms des parties composantescafetière; couvercle
       Nombre de parties composantes2
       Objets associéslot : 1991.9.1 à 1991.9.24
  3. Chaque objet doit avoir son propre numéro d'accession. Cependant, si vous possédez plusieurs objets semblables, vous pouvez les regrouper en les enregistrant dans une seule fiche. Il faut alors inscrire un intervalle dans le champ Numéro d'accession.
    Exemple

    Quatre assiettes à soupe identiques sont acquises en même temps en 1992.

    Numéro d'accession1992.5-8
     Nom de l'objetassiette à soupe
     Nombre d'objets4
    L'inscription physique du numéro d'accession sur chaque assiette sera 1992.5, 1992.6, 1992.7 et 1992.8.

Règles d'inscription :

  1. Si vous utilisez le système de numérotation proposé par le Réseau Info-Muse, l'année d'accession doit être exprimée par quatre chiffres, ce qui évite de confondre les millénaires.
    Exemple

    Le troisième objet acquis en 1889 (et non en 2889 ou en 889!)

    Numéro d'accession1889.3
     et non 
     Numéro d'accession889.3
  2. N'utilisez pas de virgules, de points-virgules ou de deux-points dans les numéros d'accession.
  3. Ce champ ne peut contenir qu'une seule entrée.

 
  1. « Lot » désigne un ensemble d'objets partageant des caractéristiques de nature variable. Il peut s'agir, par exemple, d'objets acquis ensemble et provenant d'une même source, ou encore d'un ensemble d'objets trouvés sur un même site lors d'une fouille archéologique. On doit attribuer à chaque objet du lot son propre numéro d'accession.
  2. Le numéro de l'unité est déterminé d'après l'ordre d'entrée de l'objet dans votre collection.
  3. Une pièce dont la fonction est de compléter un objet dont elle dépend est une partie composante.
Version 1.3, 2015-12-01
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