Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Les guides électroniques de la SMQ

Lexique

Afin de mieux vous repérer dans le guide, voici la définition de quelques mots clés.

CHAMP :
Chaque enregistrement est divisé en champs. Un champ est une unité d'information particulière sur un objet ou un spécimen.
CONJOINTEMENT :
L'adverbe « conjointement » s'emploie pour signifier que certains champs sont interdépendants. Ainsi, vous devez utiliser certains champs conjointement avec d'autres afin de créer ou de conserver des liens logiques entre les champs.
DÉFINITION :
La définition donne une description du champ et en détermine l'utilité.
ENREGISTREMENT :
Un enregistrement (ou une fiche) est constitué de l'ensemble des champs contenant de l'information au sujet d'un objet ou d'un spécimen.
EXEMPLE :
Les exemples montrent de quelle manière vous devez consigner les données et répartir celles-ci entre les champs. S'il y a lieu, les exemples sont précédés d'une mise en contexte. Les données sont ensuite distribuées dans les bons champs. De plus, les exemples illustrent des façons d'utiliser parfois le champ en relation avec les autres champs.
OBJET :
L'objet désigne la pièce de collection d'ethnologie/histoire, de beaux-arts/arts décoratifs, d'archéologie ou de sciences/technologies dont il est question dans un enregistrement.
OBSERVATION :
Les observations indiquent quel type d'information doit être consigné dans le champ ainsi que les difficultés particulières reliées à celui-ci. Vous y trouverez également les suggestions de listes d'autorité. Les liens qui existent entre les champs sont également précisés ici.
RÈGLE D'INSCRIPTION :
Les règles d'inscription déterminent les modalités selon lesquelles l'information doit être inscrite. Elles précisent aussi si le champ peut contenir une seule ou plusieurs entrées.
SITE :
Le site renvoie au site archéologique faisant l'objet de l'enregistrement.
SPÉCIMEN :
Le terme « spécimen » renvoie à la pièce de collection de sciences naturelles dont il est question dans un enregistrement. Il peut s'agir d'un organisme unique ou d'un ensemble d'organismes faisant l'objet d'un enregistrement unique (surtout dans le cas de prélèvements ichtyologiques) ou d'un échantillon minéralogique.
Version 1.3, 2015-12-01
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