Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Page précédente Table des matières Page suivante

Date de l'état actuel (Spécimen/Description)

Définition :

Observation :

• Ce champ s'utilise conjointement avec le champ État actuel.
  Exemple

  	État actuel	excellent
  	Date de l'état actuel	1992-07-14

Règles d'inscription :

1. Inscrivez la date sous la forme AAAA tiret MM tiret JJ, en chiffres uniquement (A pour « année », M pour « mois », J pour « jour »).
   Exemple

   Un spécimen évalué le 25 mai 1992

   	État actuel	bon
   	Date de l'état actuel	1992-05-25

2. Ce champ peut contenir plusieurs entrées séparées par un point-virgule suivi d'une espace. Afin de conserver un relevé historique de l'état du spécimen, chaque entrée du champ Date de l'état actuel doit correspondre à une entrée du champ État actuel.
   Exemple

   Un spécimen vérifié le 22 juin 1979 a été déclaré en excellent état. Une nouvelle vérification le 10 juillet 1992 a démontré que son état s'était considérablement détérioré.

   	État actuel	mauvais; excellent
   	Date de l'état actuel	1992-07-10; 1979-06-22

3. Lorsque rien n'est inscrit dans le champ État actuel, le champ Date de l'état actuel doit également demeurer vide.
4. Il est possible que vos dossiers contiennent des évaluations non datées. Inscrivez alors la date d'évaluation la plus récente possible, suivie d'une espace et de l'abréviation « an » pour « antérieur à ».
   Exemple

   La fiche de documentation indique que le spécimen est en mauvais état, mais aucune date n'y est consignée. Vous savez que personne n'a ajouté d'information sur la fiche depuis la fin de l'année 1991.

   	État actuel	mauvais
   	Date de l'état actuel	1991-12-31 an

5. Si vous doutez de l'exactitude du renseignement, faites suivre la date d'une espace et d'un point d'interrogation.
   Exemple

   Un spécimen, évalué probablement le 23 septembre 1979, a été déclaré en mauvais état.

   	État actuel	mauvais
   	Date de l'état actuel	1979-09-23 ?