La gouvernance des institutions muséales :
guide à l'usage des directions et des conseils d'administration

4.3 Recourir à des comités appropriés et encadrés

D’entrée de jeu, l’efficience du CA repose d’abord sur des règles de gouvernance adéquates. Si le travail des comités ne contribue pas à cette efficience, ces derniers peuvent se retourner contre l’institution, ce qui occasionnerait des dysfonctionnements. Si la création de comités est jugée opportune, il faut alors se doter d’une structure appropriée qui servira les obligations du CA, notamment en diminuant l’encombrement gênant la prise de décisions.

Les comités partagent tous les règles suivantes :

• Ils sont redevables au CA qui les a créés.
• Ils sont consultatifs, jamais décisionnels.
• Il n’y a pas de président(e) de comité, mais des «  responsables  ».

Les comités peuvent être utiles à la gouvernance des musées dont la progression est plus avancée, étant donné les pratiques déjà en place.

• Ils se doivent d’opérer avec la même rigueur que le CA en matière d’organisation, de composition, de planification et de monitorage.
• Leur mandat ne doit pas être pris à la légère et doit être mis à jour régulièrement.
• Leur fonction consiste au premier chef à soumettre des recommandations précises au CA.
• Les ressources bénévoles servant à garantir le fonctionnement de tels comités sont importantes. Lorsque cette structure supplémentaire entre en fonction, le CA doit tenir compte d’éventuelles limites en la matière et ne pas espérer de résultats d’une structure sans ressources.

Il est d’usage que la présidence puisse, si elle le désire, participer aux réunions de tous les comités mis en place par le CA.

Typologie des comités
Les comités pouvant aspirer à un rôle permanent et jugés habituellement les plus importants sont les suivants :

• Le comité des candidatures a pour mandat de favoriser la mise en candidature et le recrutement de nouveaux membres au CA. Faisant preuve de proactivité, ce comité assure la représentativité, la diversité et le renouvellement des compétences et des expertises pour pourvoir des postes au CA.
• Le comité de vérification a pour mandat de veiller à l’efficacité des mécanismes de contrôle internes des dépenses, à la qualité et à la fréquence des documents faisant état des résultats financiers du musée. La gestion des risques dans les affaires courantes du musée est également placée sous la loupe de ce comité. Enfin, il est attentif aux mandats annuels confiés aux vérificateurs externes. L’expertise de membres provenant des milieux de la comptabilité et des finances est recherchée pour constituer ce comité. Dans l’usage, c’est fréquemment le comité exécutif qui joue ce rôle.
• Les comités ad hoc sont le fait de situations ponctuelles ayant une finalité différente de celle du cycle annuel. Composés de membres et de non-membres, ils font des recommandations au CA, notamment en matière de collecte de fonds, de projets majeurs ou d’activités spéciales.
• Le comité des ressources humaines assiste souvent le CA au moment de déterminer des mandats de négociations collectives avec des employés. Il jouera également un rôle important si des règlements ou des politiques sur des conditions de travail et la rémunération du personnel, incluant la direction, sont nécessaires. Ce comité se charge habituellement de piloter le processus d’embauche de la DG.
• Le comité exécutif est le seul comité reconnu par la Loi sur les compagnies qui peut agir «  avec autorité  » et prendre des décisions, c’est pourquoi sa constitution s’avère particulièrement délicate. Le pouvoir décisionnel revient à la direction et non au CA. Indépendamment de règles claires de partage des responsabilités, le risque de dédoublement des mandataires du CA doit faire l’objet d’une attention particulière.
  
  

  * À noter : La composition et le mode d’élection du comité exécutif sont inscrits dans les règlements généraux. Celui-ci joue un rôle particulièrement important pour servir au mieux les intérêts d’un musée lorsque ce dernier se trouve temporairement sans DG.

• Le conseil de direction : Plusieurs dirigeants voient d’un bon œil le fait qu’un comité exécutif s’apparente davantage à un conseil de direction qui, comme son nom l’indique, travaille étroitement avec elle. Cette proximité, si elle est bien menée, offre l’avantage d’une plus grande mobilité et la prise plus rapide de décisions stratégiques par le CA qui doit, pour sa part, rester campé dans ses responsabilités fiduciaires.

Enfin, il faut distinguer les comités des groupes de travail relevant de la DG. Ces derniers accompagnent la permanence et sont placés sous l’autorité de la direction. Ces groupes sont formés afin de soutenir la permanence et, s’il y a lieu, les bénévoles pour mener à terme des activités, offrir des produits ou des services. Ce soutien peut passer par des avis, une participation logistique ou l’accomplissement d’autres tâches spécifiques. Il est recommandé qu’aucun membre du CA n’agisse au sein de ces groupes. Si malgré tout un membre du CA souhaite y collaborer, il doit s’assurer qu’aucune ambiguïté n’existe quant à sa place et à son rôle par rapport à la DG.

* À noter : La présidence d’un CA doit saisir toutes les occasions de souligner la contribution des comités et le travail de leurs membres. Il en va de même pour la DG à l’égard des participants aux groupes de travail sous son autorité.