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Guide de transfert de données à la base de données Info-Muse |
Pour ajouter des images dans la base de données Info-Muse (BDIM), l'usager doit avoir un répertoire spécifique où sont stockés les fichiers d'images puis transférer à nouveau les fiches de documentation comprenant les liens d'images. Trois étapes résument l'ensemble du processus :
1. Création d'un répertoire d'images sur le serveur du RCIP
2. Transfert des fichiers d'images
3. Modification des tables de correspondance et mise à jour des fiches de documentation
D'autres documents de référence sont aussi disponibles sur le site du RCIP pour seconder l'usager dans la démarche de transfert de fichiers d'images.
Les fichiers d'images doivent être stockés sur un serveur accessible par Internet. Il peut s'agir du serveur de l'institution, du serveur d'un fournisseur Internet ou du serveur du RCIP. Les deux premières étapes décrites ci-dessous expliquent la démarche la plus courante, soit celle de transférer les fichiers d'images sur le serveur du RCIP.
1.
Création d'un répertoire d'images sur le
serveur du RCIP
Objectif de la démarche
Demander au RCIP d'ouvrir un répertoire spécifique à
l'institution sur le serveur du RCIP où seront stockés les fichiers
d'images liés aux fiches de documentation dans la BDIM.
Attention
! À cette étape, il faut prévoir un délai de 48
heures avant de procéder au transfert des fichiers d'images.
1.1 Pour que le RCIP puisse ouvrir un répertoire sur son serveur au nom de votre institution, il faut communiquer avec leur Service à la clientèle, au 1-800-520-2446. Une fois ce répertoire ouvert, vous recevrez par courriel le nom du répertoire d'images ainsi qu'un nom d'utilisateur d'images. Ces informations sont importantes, car vous devez les inscrire dans vos tables de correspondance.
Votre répertoire d'images a été créé par le RCIP et vous avez reçu votre nom d'utilisateur d'images ? Il vous faut maintenant passer à l'étape 2, « Transfert des fichiers d'images ».
2.
Transfert des fichiers d'images
Objectif de la démarche
Transférer les fichiers d'images dans le répertoire attribué
à l'institution sur le serveur du RCIP.
Attention
! Le transfert des fichiers d'images précède obligatoirement
le transfert des fiches de documentation.
2.1 La démarche de transfert la plus courante est l'envoi de fichiers par Internet à l'aide d'un logiciel FTP. L'avantage de ce type de logiciel est qu'il vous permet de transférer les fichiers d'images directement dans votre répertoire au RCIP et de les gérer de façon autonome, à distance.
Cependant, si vous avez un accès Internet à basse vitesse et que vous avez un grand nombre de fichiers d'images à transférer, il est préférable d'utiliser un autre moyen, par exemple l'envoi d'un cédérom au RCIP. Dans ce cas, communiquez avec leur Service à la clientèle, au 1-800-520-2446, pour prendre entente avec eux.
Si vous n'avez pas de logiciel FTP, il suffit d'en installer un, par le biais
du site du RCIP,
[www.rcip.gc.ca/~lpesant/f_main_menu.htm],
en cliquant sur « Un logiciel PC pour le transfert d'images ». Ce logiciel est
gratuit et son fonctionnement est simple. Une fois l'installation terminée,
vous êtes prêt à faire votre transfert de fichiers. Si vous
possédez un Macintosh, communiquez avec le Service à
la clientèle du RCIP pour obtenir de l'information concernant le logiciel
approprié. Notez que le principe de transfert de données est sensiblement
le même que celui décrit ci-dessous.
2.2 Branchez-vous à Internet et ouvrez la session en lançant le logiciel FTP. La boîte de dialogue « Propriétés de Session » s'ouvre et vous demande les informations suivantes :
| Illustration G |
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| Extrait d'une interface de logiciel FTP ( ici, le logiciel WS_FTP LE ) |
2.3 Une double fenêtre s'ouvre.
| Illustration H |
 |
| Extrait d'une interface de logiciel FTP ( ici, le logiciel WS_FTP LE ) |
2.4 Procédez au transfert. À l'aide du menu
déroulant, sélectionnez à gauche les fichiers d'images
à transférer et cliquez sur la flèche 
située
entre les fenêtres pour copier ces fichiers de votre ordinateur à
votre répertoire d'images au RCIP. Répétez l'opération
autant de fois que nécessaire. La démarche de transfert d'un répertoire
à un autre se fait directement, en temps réel.
| Illustration I |
 |
| Extrait d'une interface de logiciel FTP ( ici, le logiciel WS_FTP LE ) |
2.5 Une fois les fichiers d'images transférés, cliquez sur le bouton "Close", situé dans la partie inférieure gauche de l'écran, pour terminer la session.
Tous les fichiers d'images ont été copiés dans votre répertoire ? Il vous faut maintenant passer à l'étape 3, « Modification des tables de correspondance et mise à jour des fiches de documentation ».
3.
Modification des tables de correspondance et mise à
jour des fiches de documentation
Objectif de la démarche
Faire la correspondance entre les zones relatives aux images du logiciel de
gestion de collections de l'institution et celles de la BDIM. Certaines de ces
zones servent également à préciser où sont stockés
les fichiers d'images.
3.1 Pour modifier vos tables de correspondance, allez à la page d'accueil du RCIP [www.rcip.gc.ca/Francais/index.html], cliquez sur « Artefacts Canada » puis sur « Verser vos données ». Vous accédez à la page Documentation à l'intention des contributeurs. Cette page est divisée en deux sections. La première section, « Contribuer », donne accès à vos tables de correspondance déjà configurées. Cliquez sur « verser des données ».
3.2 Une boîte de dialogue apparaît et vous demande d'inscrire le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été assignés lors de votre inscription comme contributeur.
3.3 Cliquez d'abord sur « Modifier la table »,
vis-à-vis « Info-Muse : Sciences humaines » pour
accéder à la table de correspondance. Pour modifier les tables
de correspondance en Sciences naturelles, allez au bloc suivant.
3.4 Pour se rendre aux zones relatives aux images, descendez votre case de défilement jusqu'au bloc « Les zones suivantes sont facultatives ».
| Illustration J |
 |
| Extrait de la page sur le site Web du RCIP
: http://daryl.chin.gc.ca:8080/cgi-bin/interface?french |
3.5 Une fois la table de correspondance définie, n'oubliez
pas de la soumettre en l'enregistrant. Vous recevrez immédiatement une
confirmation vous indiquant :
« La table de correspondance de zones que vous avez soumise pour Info-Muse
: Sciences humaines (ou Sciences naturelles) a été acceptée».
Attention ! Vous devez refaire l'exercice pour modifier les tables de correspondance d'Artefacts Canada.
Si vous avez besoin d'informations supplémentaires sur les zones à sélectionner, n'hésitez pas à contacter le Réseau Info-Muse, au 514-987-3264. Si vous avez des questions techniques, vous pouvez communiquer avec le Service à la clientèle du RCIP, au 1-800-520-2446.
Vos fichiers d'images sont dans votre répertoire ? Vous avez modifié vos tables de correspondance ? Il ne reste plus qu'à transférer vos fiches de documentation avec les zones relatives aux images dûment remplies. Il vous faut maintenant passer à la section, Mise à jour des fiches de documentation.
Le RCIP met à la disposition des usagers un document à l'intention des contributeurs contenant de l'information technique sur le transfert d'images. Nous vous recommandons de lire attentivement la section Ajout d'images.
Toujours sur le site du RCIP, vous trouverez une série de logiciels que vous pouvez installer gratuitement sur votre ordinateur. Ces logiciels vous aideront à procéder au traitement et au transfert des fichiers d'images. Pour plus d'information sur les logiciels disponibles, communiquez avec le Service à la clientèle du RCIP, au 1-800-520-2446.
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Société des musées québécois | www.smq.qc.ca | Dernière mise à jour : le 6 janvier 2012 |
