Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Les guides électroniques de la SMQ

Emplacement permanent (1 à 6) (Localisation)

Champ obligatoireChamp à utiliser avec une liste d'autoritéChamp rattaché aux collections d'ethnologie et d'histoireChamp rattaché aux collections de beaux-arts et d'arts décoratifsChamp rattaché aux collections de sciences et de technologiesChamp rattaché aux collections d'archéologie (données sur l'objet et données sur le site)Champ rattaché aux collections de sciences naturelles

Définition :

  • Ces champs contiennent l'emplacement permanent du spécimen ou son lieu d'entreposage désigné.

Observations :

  1. L'inventaire et la localisation des spécimens sont prioritaires pour une bonne gestion des collections. Ces champs sont de première importance puisqu'ils permettent de localiser les spécimens à l'intérieur de l'institution.
  2. Chaque spécimen doit posséder un emplacement permanent. Le Réseau Info-Muse propose six champs pouvant être utilisés pour consigner cette information, soit Emplacement permanent 1 à Emplacement permanent 6. Il est possible que vous n'ayez pas besoin des six champs; utilisez ceux dont vous avez besoin et laissez les autres vides.
  3. Établissez d'abord un plan des espaces de rangement dans votre institution et codifiez chaque lieu. Vous construirez ainsi votre liste d'autorité hiérarchisée à laquelle vous pourrez référer pour assigner un emplacement à chaque spécimen. Assignez la plus grande unité au champ Emplacement permanent 1 et continuez jusqu'à la plus petite unité de rangement, selon le nombre de champs d'emplacement requis.

    Exemple
    Institution 1
    Codification

    Données sur l'emplacement
    Spécimen A
    Données sur l'emplacement
    Spécimen B
    Emplacement permanent 1
    Bâtiment
    Emplacement permanent 1
    séminaire
    Emplacement permanent 1
    musée
    Emplacement permanent 2
    Salle/Réserve
    Emplacement permanent 2
    réserve 423
    Emplacement permanent 2
    salle d'orientation
    Emplacement permanent 3
    Étagère/Vitrine
    Emplacement permanent 3
    étagère 4
    Emplacement permanent 3
    vitrine 13
    Emplacement permanent 4
    Tablette
    Emplacement permanent 4
    tablette C
    Emplacement permanent 4

    Emplacement permanent 5
    Boîte
    Emplacement permanent 5
    boîte C.2
    Emplacement permanent 5

    Emplacement permanent 6
    Plateau
    Emplacement permanent 6
    plateau C.2.1
    Emplacement permanent 6


    Exemple
    Institution 2
    Codification

    Données sur l'emplacement
    Spécimen A
    Données sur l'emplacement
    Spécimen B
    Emplacement permanent 1
    Salle/Réserve
    Emplacement permanent 1
    salle Henri-Granger
    Emplacement permanent 1
    réserve sous-sol
    Emplacement permanent 2
    Étagère/Meuble
    Emplacement permanent 2

    Emplacement permanent 2
    étagère 2
    Emplacement permanent 3
    Tablette de l'étagère/Tiroir du meuble
    Emplacement permanent 3

    Emplacement permanent 3
    tablette D
  4. Ces champs s'utilisent conjointement avec le champ Date de l'emplacement permanent.

Règles d'inscription :

  1. Inscrivez l'emplacement en procédant du plus général au plus spécifique.
    Exemple 1
    Enregistrement d'un spécimen se trouvant dans le local 205, sur l'étagère D, tablette 12, boîte 4, plateau 2
    Codification
    Données sur l'emplacement
    Emplacement permanent 1
    Local
    Emplacement permanent 1
    local 205
    Emplacement permanent 2
    Étagère
    Emplacement permanent 2
    étagère D
    Emplacement permanent 3
    Tablette
    Emplacement permanent 3
    tablette 12
    Emplacement permanent 4
    Boîte
    Emplacement permanent 4
    boîte 4
    Emplacement permanent 5
    Plateau
    Emplacement permanent 5
    plateau 2
    Exemple 2
    Enregistrement d'un spécimen se trouvant dans la vitrine 1 de la salle d'exposition appelée « foyer »
    Codification
    Données sur l'emplacement
    Emplacement permanent 1
    Salle/Réserve
    Emplacement permanent 1
    foyer
    Emplacement permanent 2
    Vitrine/Étagère
    Emplacement permanent 2
    vitrine 1
    Emplacement permanent 3
    Tablette
    Emplacement permanent 3

  2. Si vous savez qu'un spécimen fait partie de vos collections mais qu'il est introuvable, inscrivez « inconnu » dans le champ Emplacement permanent 1. N'inscrivez rien dans les autres champs d'emplacement. Inscrivez la date de ce constat dans le champ Date de l'emplacement permanent.
  3. Si vous déplacez un spécimen, n'oubliez pas d'inscrire la nouvelle localisation dans les champs d'emplacement permanent et la nouvelle date dans le champ Date de l'emplacement permanent. Il est important de conserver un relevé historique des emplacements. Archivez les informations concernant les anciennes localisations.
  4. Ces champs peuvent contenir plusieurs entrées séparées par un point-virgule suivi d'une espace.

Version 1.3, 2020-12-29
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