Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

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Numéro d'accession (Identification)

Définition :

Observations :

1. Si votre institution utilise déjà un système d'attribution de numéros d'accession convenant à ses besoins, il est préférable de le conserver plutôt que de renuméroter l'ensemble des collections. Cependant, si vous devez adopter un nouveau système de numéros d'accession, utilisez une cote composée de groupes de chiffres séparés les uns des autres par des points. Indiquez 1) l'année; 2) s'il y a lieu, le numéro de lot¹; 3) le numéro d'unité² et 4) s'il y a lieu, les parties détachables³.
2. Le numéro d'accession peut comprendre de deux à quatre types de renseignements.
   1. Il doit comprendre au moins deux types de renseignements :
      1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution et 2) le numéro d'unité. Cette formule vaut lorsqu'un spécimen ne possède aucune partie détachable et ne fait pas partie d'un lot.
      
      

      année	.	unité
      ↕		↕
      1957.		26

      Exemple

      Un écureuil gris naturalisé est le vingt-sixième spécimen acquis en 1957.

      	Numéro d'accession	1957.26
      	Genre	Sciurus
      	Espèce	carolinensis
      	Nombre de spécimens	1

   2. Il peut aussi comprendre trois types de renseignements :
      1) l'année d'acquisition par votre institution, 2) le numéro d'unité et 3) le nombre de parties détachables. Cette formule vaut lorsque le spécimen ne fait pas partie d'un lot.
      
      

      année	.	unité	.	parties détachables
      ↕		↕		↕
      1987.		176.		1-3

      
      Remarquez que la troisième information du numéro d'accession est alors inscrite sous la forme « 1-x », la première valeur étant toujours 1, suivi d'un tiret, et la seconde correspondant au total des parties détachables.
      Exemple

      Un morse naturalisé possédant deux canines détachables est le cent soixante-seizième spécimen acquis en 1987.

      	Numéro d'accession	1987.176.1-3
      	Genre	Odobenus
      	Espèce	rasmarus
      	Nombre de spécimens	1
      	Remarques sur le spécimen	Les deux canines du spécimen sont détachables. Le corps du spécimen est identifié en réserve par le numéro d'accession 1987.176.1; la canine droite porte le numéro d'accession 1987.176.2; la canine gauche porte le numéro d'accession 1987.176.3.

   3. Lorsqu'il s'agit d'un spécimen sans parties détachables mais appartenant à un lot, le numéro d'accession comporte trois renseignements indiquant 1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution, 2) le numéro du lot et 3) le numéro d'unité.
      
      

      année	.	lot.	unité
      ↕		↕	↕
      1991.		32.	58

      Exemple

      La trente-deuxième acquisition de 1991 est un lot de cinquante-huit crânes de bovidés. Le dernier spécimen du lot est un crâne de bison.

      	Numéro d'accession	1991.32.58
      	Famille	Bovidae
      	Genre	Bison
      	Espèce	bison
      	Type de collection/spécimen	1991.32.1 à 1991.32.58
      	Nature du spécimen	crâne
      	Nombre de spécimens	1

   4. Lorsqu'il s'agit d'un spécimen qui appartient à un lot et qui a des parties détachables, le numéro d'accession comprend quatre types de renseignements, soit le maximum de renseignements permis. Inscrivez dans ce cas 1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution; 2) le numéro du lot dont il fait partie; 3) le numéro d'unité et 4) le nombre de parties détachables.
      
      

      année	.	lot	.	unité	.	parties détachables
      ↕		↕		↕		↕
      1991.		9.		3.		1-3

      Exemple

      Un crâne d'antilope d'Amérique et ses deux cornes constituent le troisième enregistrement du neuvième lot acquis en 1991. Le lot comprend en tout 10 crânes.

      	Numéro d'accession	1991.9.3.1-3
      	Genre	Antilocapra
      	Espèce	americana
      	Type de collection/spécimen	1991.9.1 à 1991.9.10
      	Nature du spécimen	crâne
      	Nombre de spécimens	1
      	Remarques sur le spécimen	Le crâne est identifié en réserve par le numéro d'accession 1991.9.3.1, la corne droite par le numéro d'accession 1991.9.3.2 et la corne gauche par le numéro d'accession 1991.9.3.3.

Règles d'inscription :

1. Si vous utilisez le système de numérotation proposé par le Réseau Info-Muse, l'année d'accession doit être exprimée par quatre chiffres, ce qui évite de confondre les millénaires.
   Exemple

   Enregistrement du troisième spécimen acquis en 1889 (et non en 2889 ou en 889!)

   	Numéro d'accession	1889.3
   	et non
   	Numéro d'accession	889.3

2. N'utilisez pas de virgules, de points-virgules ou de deux-points dans les numéros d'accession.
3. Ce champ ne peut contenir qu'une seule entrée.