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Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Les guides électroniques de la SMQ

Numéro d'accession (Identification)

Champ obligatoireChamp rattaché aux collections d'ethnologie et d'histoireChamp rattaché aux collections de beaux-arts et d'arts décoratifsChamp rattaché aux collections de sciences et de technologiesChamp rattaché aux collections d'archéologie (données sur l'objet et données sur le site)Champ rattaché aux collections de sciences naturellesChamp de la base de données Info-Muse de la Société des musées du Québec

Définition :

  • Ce champ contient l'identificateur ou le numéro de référence principal attribué au spécimen. Ce numéro doit appartenir à un seul spécimen.

Observations :

  1. Si votre institution utilise déjà un système d'attribution de numéros d'accession convenant à ses besoins, il est préférable de le conserver plutôt que de renuméroter l'ensemble des collections. Cependant, si vous devez adopter un nouveau système de numéros d'accession, utilisez une cote composée de groupes de chiffres séparés les uns des autres par des points. Indiquez 1) l'année; 2) s'il y a lieu, le numéro de lot1; 3) le numéro d'unité2 et 4) s'il y a lieu, les parties détachables3.
  2. Le numéro d'accession peut comprendre de deux à quatre types de renseignements.
    1. Il doit comprendre au moins deux types de renseignements :
      1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution et 2) le numéro d'unité. Cette formule vaut lorsqu'un spécimen ne possède aucune partie détachable et ne fait pas partie d'un lot.

      année . unité
      1957.
      26
      Exemple

      Un écureuil gris naturalisé est le vingt-sixième spécimen acquis en 1957.

      Numéro d'accession1957.26
        Genre Sciurus
        Espèce carolinensis
        Nombre de spécimens1
    2. Il peut aussi comprendre trois types de renseignements :
      1) l'année d'acquisition par votre institution, 2) le numéro d'unité et 3) le nombre de parties détachables. Cette formule vaut lorsque le spécimen ne fait pas partie d'un lot.

      année . unité . parties détachables
      1987. 176.
      1-3

      Remarquez que la troisième information du numéro d'accession est alors inscrite sous la forme « 1-x », la première valeur étant toujours 1, suivi d'un tiret, et la seconde correspondant au total des parties détachables.
      Exemple

      Un morse naturalisé possédant deux canines détachables est le cent soixante-seizième spécimen acquis en 1987.

      Numéro d'accession1987.176.1-3
       Genre Odobenus
       Espèce rasmarus
        Nombre de spécimens1
        Remarques sur le spécimen Les deux canines du spécimen sont détachables. Le corps du spécimen est identifié en réserve par le numéro d'accession 1987.176.1; la canine droite porte le numéro d'accession 1987.176.2; la canine gauche porte le numéro d'accession 1987.176.3.
    3. Lorsqu'il s'agit d'un spécimen sans parties détachables mais appartenant à un lot, le numéro d'accession comporte trois renseignements indiquant 1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution, 2) le numéro du lot et 3) le numéro d'unité.

      année . lot. unité
      1991. 32.
      58
      Exemple

      La trente-deuxième acquisition de 1991 est un lot de cinquante-huit crânes de bovidés. Le dernier spécimen du lot est un crâne de bison.

      Numéro d'accession1991.32.58
        Famille Bovidae
       Genre Bison
       Espèce bison
        Type de collection/spécimen 1991.32.1 à 1991.32.58
        Nature du spécimen crâne
        Nombre de spécimens1
    4. Lorsqu'il s'agit d'un spécimen qui appartient à un lot et qui a des parties détachables, le numéro d'accession comprend quatre types de renseignements, soit le maximum de renseignements permis. Inscrivez dans ce cas 1) l'année où le spécimen a été acquis par votre institution; 2) le numéro du lot dont il fait partie; 3) le numéro d'unité et 4) le nombre de parties détachables.

      année . lot . unité . parties détachables
      1991.
      9.
      3.
      1-3
      Exemple

      Un crâne d'antilope d'Amérique et ses deux cornes constituent le troisième enregistrement du neuvième lot acquis en 1991. Le lot comprend en tout 10 crânes.

      Numéro d'accession1991.9.3.1-3
       Genre Antilocapra
       Espèce americana
        Type de collection/spécimen 1991.9.1 à 1991.9.10
        Nature du spécimen crâne
        Nombre de spécimens1
        Remarques sur le spécimen Le crâne est identifié en réserve par le numéro d'accession 1991.9.3.1, la corne droite par le numéro d'accession 1991.9.3.2 et la corne gauche par le numéro d'accession 1991.9.3.3.

Règles d'inscription :

  1. Si vous utilisez le système de numérotation proposé par le Réseau Info-Muse, l'année d'accession doit être exprimée par quatre chiffres, ce qui évite de confondre les millénaires.
    Exemple

    Enregistrement du troisième spécimen acquis en 1889 (et non en 2889 ou en 889!)

    Numéro d'accession1889.3
     et non 
     Numéro d'accession889.3
  2. N'utilisez pas de virgules, de points-virgules ou de deux-points dans les numéros d'accession.
  3. Ce champ ne peut contenir qu'une seule entrée.

 
  1. « Lot » désigne un ensemble de spécimens partageant des caractéristiques de nature variable. Il peut s'agir, par exemple, de spécimens acquis ensemble et provenant d'une même source, ou encore d'un ensemble de spécimens trouvés sur un même site lors d'une collecte. On doit attribuer à chaque spécimen du lot son propre numéro d'accession.
  2. Le numéro d'unité est déterminé d'après l'ordre d'entrée du spécimen dans votre collection.
  3. Un élément dont la fonction est de compléter un spécimen dont il dépend est une partie détachable.
Version 1.3, 2015-12-01
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